Profil de poste

Minimum Master ou Bac+5 en droit des contrats, gestion de la chaîne d’approvisionnement, commerce ou domaine connexe.

Minimum 5 ans d’expérience dans un rôle opérationnel d’administration des contrats dans un environnement minier éloigné.

Connaissance et compréhension détaillées du droit des contrats.

Solides compétences en matière de communication, d’organisation et de personnel, fortes capacités d’analyse, sens aigu des affaires, compétences avancées en matière de documentation avec un grand souci du détail.

Compétences linguistiques en français / anglais essentielles

Connaissances informatiques avancées, bonne expérience de travail avec le progiciel MS Office.

Expérience des systèmes ERP.

Capable de communiquer efficacement à tous les niveaux de l’organisation.

Expérience de travail dans un environnement multiculturel, avec une préférence pour une expérience en Afrique de l’Ouest.

Capacité à communiquer efficacement à tous les niveaux de l’organisation et à établir des relations et un réseau efficace.

Solides compétences en matière de formation et de mentorat, avec la capacité de développer une équipe efficace.

Démontrer de solides compétences conceptuelles et être capable de développer des solutions pratiques

Latérales.

Capacité à réagir à un environnement de travail changeant.

Capacité à gérer plusieurs projets et tâches en même temps.

Réputation d’intégrité et d’éthique

Descriptif du poste :

Sous la responsabilité du directeur de la chaîne d’approvisionnement et ou, du coordonnateur principal de la chaîne d’approvisionnement, l’administrateur des contrats est chargé :

Assurer la préparation et l’évaluation des offres en temps opportun et de manière efficace, la négociation avec les soumissionnaires, les recommandations aux clients internes et à la direction pour les approbations (à l’exclusion des contrats gouvernementaux).

Assurer la préparation de la documentation contractuelle, l’émission des avis d’attribution de contrats et de refus.

Assurer l’administration commerciale générale et la gestion des contrats, ainsi que la clôture des contrats.

Contrôler et maintenir la performance effective des fournisseurs contractuels en termes de coûts, de qualité, de quantité, de services, de garantie et de disponibilité.

S’assurer que toute activité est réalisée en respectant le chronogramme et le budget

Superviser/appuyer les agents (officer) dans leurs activités de suivi régulier et de communication avec les bénéficiaires des projets

Aider à fournir des informations et des commentaires éclairés sur les possibilités d’amélioration et les zones de risque à la direction.

Donner des conseils sur la mise en œuvre de nouveaux contrats.

Aider le directeur de la chaîne d’approvisionnement et le coordinateur principal de la chaine d’approvisionnement à définir et à diriger la stratégie contractuelle par le biais des appels d’offres de l’attribution, du suivi et de la clôture des contrats de services, de fournitures et de construction.

Réaliser toutes les activités d^’approvisionnement et de passation de marchés, compris la préqualification, la gestion des appels d’offres, la négociation et préparation des contrats.

Gérer le processus contractuel, du besoin à la signature du contrat en passant par L’approbation des

Documents signés avec les départements concernés.

Être le point de contact unique entre l’équipe du propriétaire du contrat/ l’équipe de la chaîne d’approvisionnement et les entrepreneurs ou les fournisseurs.

Mettre en place une évaluation efficace des réponses aux appels d’Offres des fournisseurs.

S’assurer et faire respecter, le cas échéant, que toutes les activités du contrat sont dans le meilleur intérêt de la société et en conformité avec les procédures et politiques d^’Endeavour en matière de contrats et d’achats.

Diriger les négociations avec les entrepreneurs et les fournisseurs.

Fournir un soutien aux équipes après l’exécution du contrat, notamment en ce qui concerne le règlement des litiges avec les fournisseurs ; la gestion des performances, les mesures incitatives, les dispositions relatives aux dommages intérêts liquidés, les prolongations de contrat, les ordres de modification et les résiliations. Remettre en question l’étendue des travaux et des spécifications afin de s’assurer que la méthodologie de conception en fonction des coûts est appliquée.

Coordonner et diriger les réunions de lancement des fournisseurs et la clôture des contrats.

Développer et maintenir les indicateurs de performance clés (KPI) relatifs à la performance des fournisseurs et aux initiatives de l’éduction des coûts.

Anticiper et atténuer de manière proactive les risques associés à la performance du contrat et émettre des rapports aux parties prenantes.

Développer et mettre en œuvre des procedures pour la gestion et l’administration des contrats.

Préparer et établir une compilation efficace des documents d’appel d’offres, des documents contractuels et des documents relatifs, aux ordres de service, et gérer le processus d’attribution des contrats.

s’assurer que la travail du contractant, les rapports, le calendrier, les paiements progressifs sont: effectués conformément aux exigences du contrat.

Vérifier la facturation et s’assurer de la conformité aux conditions du contrat.

Préparer la documentation pour négocier les réclamations non fondées avec les entrepreneurs.

S’assurer que l’identification et gestion des modifications, des frais supplémentaires, des travaux non confirmés sont effectués correctement pour chaque contrat et traiter les variations de contrat, les ordres de modification.

Etablir et maintenir des relations commerciales viables à long terme avec les clients internes, les vendeurs et les entrepreneurs,

Veiller à ce que la couverture d’assurance/de garantie appropriée soit maintenue conformément aux termes

Du contrat.

Assurer l’administration et la gestion efficaces de tous les contrats signés. Organiser et faite correspondre les rapports mensuels à la direction.

Contrôler les performances du contractant par rapport aux indicateurs clés de performance contractuels.

S’assurer que tous les documents contractuels sont téléchargés dans le système EAM/Pronto/ SharePoint en temps voulu.

Fournir un soutien aux acheteurs, aux expéditeurs et à l’équipe du propriétaire du contrat. Soutenir pleinement et contribuer les initiatives de SMI en matière de chaîne d’approvisionnement et de réduction des coûts. :

Soutenir pleinement les actions de maturité en matière d’achats.

Superviser l’avancement des Commandes d’achat et mettre à jour le registre sur une base mensuelle.

Superviser l’expédition des bons de commande retard, le cas échéant.

Superviser la résolution des problèmes de livraisons de prix et/ou de qualité rencontrée par le responsable des achats avec les fournisseurs.

Superviser les activités de cotation des achats pour s’assurer que la recommandation correcte est faite tout en se conformant à la politique et aux procédures du Site.

Superviser l’avancement des commandes contractuelles et mettre à jour le registre sur une base mensuelle,

Superviser l’expédition des commandes contractuelles en retard, le cas échéant.

Superviser la résolution de tous les problèmes liés aux contrats que le responsable des achats rencontre avec les vendeurs, le cas échéant.

Superviser les activités d’appel d’offres pour s’assurer que la recommandation correcte est faite tout en se conformant à la politique et aux procédures du site.

Fournir une supervision, une orientation, un encadrement, une assistance technique et un soutien à l’équipe.

Contrôler et évaluer les performances de l’équipe afin d’identifier les domaines nécessitant une amélioration et mettre en œuvre des mesures de formation et d’encadrement pour s’assurer que les employés reçoivent une formation suffisante leur permettant d’accomplir leurs tâches de manière sûre et efficace.

Promouvoir et développer les compétences des subordonnés par le transfert de technologie et le développement des compétences grâce à des programmes de formation en cours d’emploi.

Mener des discussions formelles sur le développement de carrière avec les employés et identifier les opportunités et les programmes de développement qui aident à définir les possibilités de progression de carrière futures.

Encourager et faciliter une communication efficace et favorable entre tous les membres de l’équipe et les services connexes.

Faire preuve d’un engagement personnel en matière de sécurité et de pratiques environnementales et de responsabilité sociale.

S’assurer que les procédures, les mesures de protection et les contrôles convenus sont appliqués et utilisés.

S’assurer que toutes les activités sont menées en toute sécurité et conformément aux normes et procédures de l’entreprise

S’assurer que les plans de gestion des risques sont respectés.
Tenir les rapports statutaires et internes nécessaires.